Writing that Works – Imogen PR
The foundations of effective business writing are simplicity and accuracy.
Dalam hal menulis usahakan jangan dimulai dari sesuatu yang rumit, hal ini akan membuat Anda kehilangan pembaca. Akan tetapi, mulailah dan fokuslah kesederhanaan dan nuansa alami dari sebuah cerita.
Paragraf pendek bukan berarti mengorbankan sebuah makna. Misalnya dari salah satu journal terkenal yaitu Wall Street Journal dalam penulisannya ia tidak pernah menerbitkan paragraf pembuka lebih dari 3 kalimat. Jadi, jadilah seperti Wall Street Journal, buat paragraf Anda tetap pendek dan mengganti kata-kata yang tadinya panjang menjadi lebih pendek tetapi makna tetap sama.
Nuansa alami juga penting, itulah sebabnya Anda harus menulis seperti Anda berbicara dan menghindari istilah yang berpotensi membingungkan.
Aturan praktis yang baik untuk menjaga agar hal-hal tetap ringkas dan alami adalah mengganti atau menghapus kata-kata yang tidak perlu saat menulis. Sebagai contoh, Anda bisa mengganti “Saat ini” menjadi “sekarang.” Melakukan hal itu, akan secara dramatis meningkatkan sebuah tulisah karena menjadi lebih spesifik dan lebih akurat.
Untuk tetap spesifik pada tulisan Anda, gunakan suara pribadi atau pendapat pribadi yang aktif. Misalnya Anda akan menulis “disarankan” diganti menjadi “kami merekomendasikan”
Write excellent letters, for both email and snail mail, with a few simple tricks.
Banyak orang yang tidak menanggapi email dikarenakan banyak email yang masuk. Maka bagaimana Anda bisa menulis email yang menarik perhatian pembaca Anda dari kata pertama?
Semuanya dimulai dengan baris subjek Anda, yang merupakan satu-satunya kesempatan Anda untuk membedakan diri Anda dari kotak masuk lainnya. Terlepas dari apakah pendekatan Anda di sini formal atau kasual, itu harus menarik perhatian orang tersebut. Berikutnya adalah nada Anda, yang merupakan aspek penting lainnya karena nada komunikasi digital dapat dengan mudah disalahartikan. Subjek yang memulai email dan penandatangan yang mengakhirinya adalah tempat yang bagus untuk mengatur nada positif untuk keseluruhan pesan.
Selanjutnya adalah langsung ke intinya dengan cepat dan hanya menulis apa yang relevan. Jika Anda ingin seseorang mengambil tindakan, jangan cantumkan lebih dari satu penerima, karena hal itu akan membingungkan siapa yang akan bertanggung jawab.
Anda harus mulai dengan kalimat pertama yang langsung dan ringkas yang berfungsi seperti judul artikel. Misalnya, Anda dapat menulis, “Kevin telah memberi tahu kami tentang masalah yang berkaitan dengan departemen SDM.” Jika Anda meminta sesuatu yang spesifik, Anda harus mulai dengan apa yang Anda inginkan, jelaskan mengapa Anda menginginkannya dan akhiri dengan mengungkapkan penghargaan Anda.
Dalam paragraf terakhir Anda, Anda harus secara eksplisit menyatakan tindakan apa yang harus diambil. Jadi, alih-alih diakhiri dengan, “menunggu kabar dari Anda”, akhiri dengan “tolong beri tahu kami tentang keputusan Anda sebelum 8 Juni.”
Langkah terakhir adalah signoff, yang harus tetap konvensional dan sesuai dengan nada Anda. Pilihan formal yang baik adalah “dengan tulus” dan “dengan hormat”, sementara “salam” dan “semoga.”
Convey your point through well-structured and focused presentation and speeches
Dapatkah Anda menyebutkan satu alasan mengapa orang harus mendengarkan Anda?
Jika Anda tidak bisa, jangan khawatir; Anda dapat memastikan bahwa pesan Anda layak untuk didengarkan dengan mengaturnya agar lebih jelas. Pertama, susun struktur yang menyertakan tema sederhana dan mudah diingat, Tema ini harus terlihat di setiap slide, membuat audiens Anda tetap fokus. Dari sana, Anda dapat menarik perhatian audiens dengan membingkai pesan Anda. Anda juga dapat membuat orang tetap waspada dengan memasukkan konten yang tidak terduga, seperti rekaman audio testimoni pelanggan.
Drive people to action with clear plans and reports.
Rencana dan laporan sangat penting untuk komunikasi bisnis. Namun, ketika sebuah rencana atau laporan ditulis dengan cara yang tidak meyakinkan, tindakan itu jarang tercapai. Jadi, bagaimana Anda bisa menyusun rencana yang menggerakkan orang untuk bertindak? Kuncinya adalah argumen seperti piramida yang secara berurutan dibangun menuju rekomendasi. Di bagian atas piramida adalah pernyataan tujuan keseluruhan. Dari sana, tujuan dipecah menjadi beberapa paket, masing-masing dengan tujuan individualnya sendiri. Lalu, tujuan-tujuan tersebut didukung dengan fakta pendukung. Singkatnya, fakta pendukung itu harus relevan dengan tujuan/ argumen Anda. Dan akhirnya, rencana Anda perlu memiliki rekomendasi yang jelas untuk langkah selanjutnya.
Dalam hal laporan, pendekatannya sedikit berbeda – beda dan strukturnya juga bisa berbeda. Secara khusus, tujuan laporan harus ditata dengan jelas dan menarik, sejak awal. Struktur yang mengikuti kalimat awal ini bisa fleksibel, mungkin dimulai dengan rekomendasi, diikuti dengan bukti pendukung, atau dilanjutkan dengan urutan yang berlawanan. Selama strukturnya logis, Anda memiliki banyak kebebasan di sini. Paling penting, grafik dan tabel harus disimpan untuk akhir, termasuk dalam lampiran.
Speak to your reader’s desires and concerns in order to sell ideas and get funding.
Apa pun industri Anda, Anda harus menggunakan tulisan untuk menjual ide Anda. Rekomendasi Anda harus persuasif. Tapi bagaimana caranya? Nah, tip yang baik untuk memulai adalah untuk mengejar; menyatakan apa yang Anda inginkan dan menawarkan alasan Anda setelah fakta. Sesederhana memperkenalkan topik dan sifat rekomendasi Anda di paragraf pertama. Dengan melakukannya akan memberi pembaca arah ke mana Anda menuju.
Selanjutnya, Anda harus menunjukkan kompetensi Anda dengan informasi latar belakang. Anda juga harus memastikan untuk menyoroti manfaat bagi pembaca. Anda dapat melakukannya dengan memasukkan manfaat ke dalam daftar tujuan yang sesuai dengan tindakan yang direkomendasikan.
Jika Anda mengikuti langkah-langkah di atas, Anda harus dapat meyakinkan orang tentang rekomendasi Anda. Tetapi jika Anda meminta dana, pendekatan Anda harus sedikit lebih spesifik. Dalam dua paragraf pertama, Anda perlu menjelaskan dengan tepat berapa banyak uang yang Anda minta dan bagaimana akan dibelanjakan, dengan demikian menunjukkan bahwa Anda memenuhi kriteria pemberi dana. Bangun rasa urgensi dan ilustrasikan mengapa manfaat proyek akan hilang tanpa pendanaan. Terakhir, Anda ingin menarik perhatian pembaca Anda. Pilihan yang efektif di sini adalah menggunakan strategi yang sama seperti saat menambahkan hiasan pada presentasi.
Referensi:
Roman, K., Raphaelson, J. (2000). Writing That Works, 3rd Edition: How to Communicate Effectively in Business. Italy: HarperCollins.
