Media Visit – Imogen PR. Menjadi seorang praktisi PR membutuhkan tidak hanya kecakapan dalam mengolah cerita atau membangun strategi yang baik, namun juga sebuah pengetahuan yang dalam tentang apa-apa saja aktivitas PR yang ada dan bagaimana kapan digunakan. Agar sebuah strategi PR dapat berjalan dengan baik maka dibutuhkan naluri kuat tentang membuat aktivitas PR yang paling tepat untuk dijalankan. Jika tidak, bukan hanya brand kehilangan momen terbaik mereka di hadapan media. Tapi juga cerita yang telah dibuat pun tidak akan sampai kepada media karena pengalaman yang diberikan kurang akibat salah memberikan aktivitas PR.
Ingat bahwa jalur yang tepat akan membuat kita lebih cepat sampai ke tujuan, jadi penting untuk mengetahui apa-apa saja komponen PR yang ada dan mempelajarinya satu per satu sampai hafal di luar kepala. Tujuannya agar pelaksanaan memberikan pengalaman yang tepat kepada media hingga publikasi yang terjadi pun dapat berjalan maksimal. Berikut ini Imogen PR akan membagikan 4 komponen penting dalam sebuah aktivitas PR yang pastinya akan memudahkan pekerjaan para praktisi PR.
Baca juga: Komunikasi Krisis Tak Bisa Ditangani Secara Asal-Asalan, Ikuti 4 Langkah Penting Ini
1. Media Luncheon
Ingin mengajak media untuk berbincang lebih dekat dan lebih hangat dengan spokesperson? Caranya gampang, ajaklah media untuk mengikuti media luncheon atau press luncheon. Ini merupakan aktivitas PR selain Media Visit dimana brand mengajak awak media untuk makan siang bersama dengan spokesperson sambil menggali cerita atau pesan yang ingin disampaikan oleh brand kepada publik.
Secara susunan acara, sebenarnya media luncheon tidak banyak berbeda dari Media Visit dimana ada sesi pemaparan dan tanya jawab. Namun bedanya pendekatannya dilakukan dengan nuansa perbincangan di meja makan sehingga antara media dan spokesperson tidak berjarak.
Media luncheon dimulai dengan momen makan bersama yang kemudian diikuti dengan pemaparan dan juga sesi tanya jawab dari media ke spokesperson. Urutan ini tidak baku, artinya semua bisa dimulai dengan pemaparan dan sesi tanya jawab baru kemudian ditutup dengan makan bersama.
2. Media Visit
Dalam struktur sosial, kunjungan merupakan sebuah gestur penghormatan kepada seseorang yang dianggap penting sehingga terjalin sebuah rasa percaya di antara kedua belah pihak. Filosofi ini juga digunakan dalam aktivitas PR yang biasa disebut media visit.
Aktivitas PR ini biasanya dilakukan kepada media-media terpilih dengan integritas tinggi sehingga dapat memberikan kontribusi pemberitaan yang baik. Maka dari itu, ketika seorang praktisi PR memutuskan untuk melakukan media visit maka media yang dituju jelas. Meski tidak harus berujung dengan pemberitaan, karena tujuannya adalah mempererat hubungan baik.
Bagaimana melakukan media visit? Pertama adalah praktisi PR membuat media list yang berisi media-media mana saja yang akan dituju, kemudian setelah itu para praktisi PR harus melakukan pendekatan kepada tim redaksi untuk menentukan waktu kunjungan yang tepat.
Setelah semuanya terjadwal maka praktisi PR melakukan perundingan dengan klien untuk menentukan siapa spokesperson yang tepat. Namun untuk hal ini biasanya brand sudah memiliki preferensi mereka sendiri. Satu hal yang harus diingat adalah ketika melakukan media visit, klien akan disambut oleh tim redaksi langsung sehingga harus dilakukan persiapan lebih. Mulai dari brief terhadap klien sampai ke media tools, dengan begini maka klien dapat memiliki kredibilitas tinggi di hadapan media.
Baca juga: Media Relations Amatir Dalam Sekejap Jadi Profesional Berkat 5 Tips Sederhana Ini
3. Press Conference
Press conference bisa dibilang merupakan aktivitas PR yang paling umum dilakukan setelah media visit. Biasanya dilakukan ketika klien ingin meluncurkan produk atau jasa terbaru kepada publik lewat media. Meskipun press conference merupakan aktivitas PR yang cukup sederhana; mengumpulkan media di satu tempat untuk mendengarkan pemaparan tentang produk atau jasa terbaru dari klien. Tetapi pada prakteknya, mengadakan press conference sama menantangnya seperti aktivitas PR yang lain. Pasalnya agar media mau datang ke sebuah press conference, para praktisi PR harus bekerja keras mengemas acara tersebut menjadi menarik para media sehingga kemungkinan mereka untuk datang tinggi.
Apalagi dalam satu hari terkadang awak media harus mendatangi 2 sampai 3 press conference. Jadi bila press conference tidak dikemas secara menarik maka media akan melewatkannya dan lebih memilih untuk datang ke tempat lain. Ingat, press conference berbeda dengan media visit. Kita tidak mengunjungi media di rumahnya, namun mengundang mereka untuk datang ke hajatan klien. Jadi kemaslah acara tersebut sehingga menarik untuk mereka, dan jangan lupa untuk memperlakukan media dengan baik.
4. Press Release Distribution
Aktivitas PR yang tidak boleh ketinggalan adalah press release distribution atau distribusi rilisan press. Bila dibandingkan dengan media visit dan aktivitas lainnya yang disebutkan dalam artikel ini, press release distribution terhitung menjadi yang paling sederhana namun bukan berarti tidak penting. Aktivitas PR ini juga harus diperhitungkan, hanya saja penggunaannya harus digunakan secara tepat yaitu untuk menjaga publikasi klien agar tetap stabil di satu periode tertentu.
Biasanya seorang praktisi PR akan membuat perencanaan komunikasi selama satu tahun, biasanya di dalamnya termasuk press conference yang dilakukan dua sampai tiga kali per tahunnya (bisa lebih tergantung kebutuhan). Nah, untuk membuat pemberitaan tetap stabil di antara jeda dari satu press conference ke lainnya maka press release distribution dilakukan. Isi dari press release bervariasi, namun berkutat pada update dari brand.
Demikian penjelasan media visit dan komponen PR lainnya, untuk mengetahui tips dan trik atau informasi lainnya klik pada tautan artikel yang tersedia.
Baca juga: Media Handling Adalah Jantungnya Media Relations, Jangan Sekali-Kali Lakukan 4 Hal Ini Kepada Media!
