Media Handling – Imogen PR. Dalam kacamata public relations atau humas, media merupakan salah satu pemangku kepentingan yang penting selain klien. Memang pada dasarnya seorang praktisi humas bekerja untuk klien atau perusahaan yang mempekerjakannya, namun bukan berarti mereka dapat melupakan peran media begitu saja. Pasalnya bagaimana kita memperlakukan media merupakan kunci untuk kesuksesan kampanye karena awak media lah jembatan antara brand dan publik. Dengan hubungan yang baik maka media akan memberikan pemberitaan yang baik atau bahkan lebih dari itu; sebuah kepercayaan dan kredibilitas.
Dengan peran media yang sangat penting untuk kegiatan public relations, maka ada baiknya seorang praktisi di industri ini belajar bagaimana media handling yang baik agar dapat menciptakan sebuah relasi yang baik antara praktisi dan para awak media. Bila diibaratkan sebagai tubuh maka media relations merupakan jantung yang bertugas memompa darah ke seluruh tubuh agar organ-organ mendapatkan pasokan oksigen dan juga nutrisi yang dibutuhkan. Itulah media, mereka memompakan cerita tentang kampanye kepada publik sehingga sang brand tidak hanya mendapatkan pemberitaan yang sesuai namun publik pun mendapatkan pasokan informasi yang menarik dan juga sesuai dengan interest mereka.
Bagi seorang praktisi public relations yang ingin tahu bagaimana caranya media handling yang baik agar hubungan kerjasama dengan media bisa berjalan baik, kamu berada di tempat yang benar karena Imogen PR akan membagikan 4 hal yang harus dihindari ketika melakukan media handling dalam kegiatan apapun. Baik itu press conference, media gathering, ataupun media visit. Jangan lewatkan setiap poin-poinnya gara mendapatkan pemahaman yang lengkap. Berikut ini caranya.
1. Membuat Rilisan Pers Secara Asal-asalan
Perlu diketahui bahwa sebuah rilisan pers merupakan kitab bagi para awak media, dari sinilah mereka mendapatkan informasi tentang informasi dan cerita yang harus mereka tulis. Jangan sekali-kali membuat sebuah rilisan pers yang asal-asalan karena ini akan membuat media jadi kehilangan kepercayaan. Selain itu dengan memberikan rilisan pers yang tidak sesuai kaidah itu artinya seperti penghinaan terhadap profesi wartawan. Lalu bagaimana membuat rilisan pers yang baik?
Rilisan pers yang baik memiliki informasi yang jelas akan cerita apa yang dibahas, semakin lengkap informasi tersebut maka akan semakin bagus. Untuk mengkategorikan sebuah rilisan pers itu lengkap maka rilisan pers tersebut harus terdapat:
- Informasi 5W 1H. Untuk melakukan media handling yang baik maka pastikan rilisan pers memiliki elemen 5W 1H atau bila dijabarkan what, when, why, who, where, dan how. Ini akan membantu awak media
- Dilengkapi dengan lampiran data fakta (fact sheet). Untuk mendukung cerita yang disampaikan maka sebuah rilisan pers ada baiknya dilengkapi dengan fact sheet.
Dengan rilisan pers yang baik maka media handling akan bisa dilakukan dengan baik, jadi jangan sekali-kali memberikan rilisan pers yang buruk.
2. Media Handling yang Baik Tidak Akan Menelantarkan Media
Selain memberikan rilisan pers yang buruk, hal tidak baik lainnya yang harus dihindari adalah menelantarkan awak media. Terutama seusai press conference. Harus ditegaskan sekali lagi bahwa hubungan antara seorang praktisi PR dan media adalah hubungan kerjasama yang saling bersinergi karena tidak ada kaitannya dengan upah. Jadi sebuah perlakuan yang baik merupakan hal yang harus dilakukan, terutama banyak awak media yang mudah tersinggung atau istilahnya baper. Sesungguhnya ini hal yang wajar, semua manusia pun akan baper bila diperlakukan dengan tidak hormat.
Maka dari itu agar media handling berjalan lancar jangan pernah menelantarkan media setelah press conference berakhir. Tetap dampingi mereka sampai mereka meninggalkan tempat acara. Pastikan mereka mendapatkan transportasi yang baik saat kembali ke kantor atau pergi ke tempat liputan lainnya. Bila acara press conference diadakan di tempat yang sulit terjangkau maka sediakan transportasi khusus dari meeting point yang mudah untuk diakses awak media.
Satu lagi, pastikan staf media relations melakukan pendekatan yang baik dengan awak media dari mulai mengundang untuk datang ke acara press conference sampai kepada hari H. Dengan perlakuan yang baik maka kepercayaan dari media akan mudah dimenangkan dalam proses media handling.
3. Jangan Kejar-kejar Media
Tidak bisa dipungkiri bahwa seorang praktisi public relations memiliki tanggung jawab untuk memastikan cerita dari klien tersampaikan dengan baik, caranya adalah melacak media-media mana saja yang sudah mengangkat cerita tersebut dan mana saja yang harus di-follow up agar segera menaikan berita. Ini merupakan bagian dari media handling yang paling penting. Tapi sebagaimana mendesaknya pun, jangan sekali-kali terkesan mengejar media. Hal ini bisa membuat media hilang kesabaran dan justru tidak akan mengangkat cerita tersebut.
Hubungan antara seorang public relations dengan media adalah hubungan kerjasama tanpa upah, dan perlu diingat juga bahwa seorang wartawan memiliki target berita yang tinggi jadi kadang tidak mudah untuk sebuah cerita untuk lulus di meja redaksi. Lalu bagaimana untuk dapat melakukan follow up tanpa terkesan mengejar? Kuncinya adalah di bagaimana kita mengkomunikasikan. Jadi ketimbang menelepon atau mengirimkan pesan berisi pertanyaan tentang pertanyaan apakah media tersebut sudah menaikan berita, lebih baik tanyakan apakah informasi yang disediakan sudah lengkap. Dan apakah mereka membutuhkan informasi tambahan. Bila perlu informasi tambahan maka staf media handling dapat memberikan informasi tambahan.
Itu lah tiga hal yang jangan sekali-kali dilakukan kepada media ketika melakukan media handling, bila kesemuanya dapat dihindari dengan baik maka media handling yang dilakukan akan lancar. Kerjasama dengan media pun akan berjalan lancar.
