Agency PR – Imogen PR. Dalam sebuah kerjasama PR, kedua belah pihak harus bisa saling menjaga hubungan baik. Sebab, kerjasama bisnis sejatinya menguntungkan kedua belah pihak. Sang Agency PR mendapatkan keuntungan melalui fee rate yang dibayarkan sesuai dengan kesepakatan, dan klien mencapai target sesuai dengan brief dan juga kesepakatan di awal. Meski terkesan sederhana, namun para praktiknya menjaga hubungan baik antara Agency PR dan klien merupakan sulit. Kerap kali di lapangan malahan terjadi ketegangan dan perselisihan antara keduanya.
Kita setuju bahwa para praktisi PR tidak boleh membiarkan hal ini terjadi sebab kedua belah pihak saling membutuhkan, dan kalau terus menerus berakhir pada hubungan tidak baik maka lama kelamaan dapat mengganggu industri. Lalu bagaimana cara untuk menjalin hubungan baik antara Agency PR dan kliennya? Berdasarkan pengalaman panjang Imogen PR buah dari kerjasama dengan berbagai brand dan sektor bisnis maka dari itu Imogen PR akan memberikan 5 triknya.
1. Komunikasi Terbuka Antara Agency PR dan Klien
Kerjasama yang berlangsung antara Agency PR dan klien berlangsung dalam waktu yang tidak sebentar. Setidaknya sebuah proyek PR memiliki durasi kerjasama 6 bulan. Maka dari itu ada baiknya antara keduanya membuka kran komunikasi sebesar mungkin melalui weekly meeting yang membahas progres pekerjaan yang sedang dilakukan. Dengan begini bila ada perubahan dari sisi klien dapat diinformasikan dan diterapkan lebih cepat tanpa harus terjadi miss communication. Namun hal ini membutuhkan komitmen antara keduanya, sekali dijalankan harus dipatuhi baik oleh klien atau Agency PR.
Dalam melaksanakan weekly meeting, kedua belah pihak pun harus membuka diri untuk setiap kritik dan saran. Baik klien dan Agency PR sama-sama entitas yang memiliki kekurangan dan bisa saja salah. Jadi gunakan media kritik dan saran sebagai media untuk saling memperbaiki agar tujuan yang diinginkan bisa tercapai.
2. Tepati Janji Pekerjaan Dengan Rasa Tanggung Jawab
Menjaga hubungan baik dengan klien dapat dilakukan dengan cara menepati janji pekerjaan sesuai dengan kesepakatan di awal. Oleh karena itu Agency PR tidak boleh asal sembarang memberikan janji tenggat untuk sebuah pekerjaan tanpa benar-benar menganalisa waktu yang dibutuhkan. Seperti yang sudah kita semua ketahui bahwa seorang konsultan PR di Agency PR bisa memegang lebih dari dua klien dalam satu waktu. Jadi pertimbangkan juga alur waktu untuk pekerjaan lainnya agar tidak tumpang tindih. Toh, tidak ada salahnya meminta klien menunggu sejenak untuk balasan email atau pesan whatsapp tentang kapan sebuah tugas selesai.
Agar nantinya setiap janji yang terucap dari konsultan PR dapat ditepati dan dipertanggung jawabkan. Kemudian yang terpenting adalah tidak menyerahkannya terlalu mepet. Katakan saja tenggat waktu pekerjaan pada hari jumat maka pekerjaan tersebut selesai dan dikirimkan pada hari jumat menjelang jam 5 sore. Ini merupakan habit tidak baik dan harus diselesaikan. Bila sebuah tenggat waktu pekerjaan di hari jumat maka kirimkan ketika jumat pagi. Percaya deh, klien akan sangat menghargai hal tersebut.
3. Ekspektasi Versus Realitas Harus Seimbang
Saat ingin menjalin hubungan baik terhadap klien, banyak Agency PR yang kemudian menghalalkan segala cara. Salah satunya adalah dengan memberikan ekspektasi yang terlalu berlebihan akan hasil akhir. Niatnya ingin menjual dan membangun kepercayaan, tapi justru yang ada malah membuat kecewa dan merusak hubungan kala semuanya tidak kejadian. Kita tidak butuh pandai bersilat lidah ataupun menjilat untuk dapat menjalin hubungan baik terhadap klien, kita hanya butuh jujur.
Kejujuran akan membangun ekspektasi yang realistis di sisi klien. Jika memang ada banyak hal yang butuh dibenahi di dalam sehingga akan membuat kampanye membutuhkan waktu lama maka katakan sejujurnya. Sebab klien akan memahami bila Agency PR dapat menjelaskannya secara logis dan akurat. Apalagi pekerjaan komunikasi itu bukan pekerjaan sehari jadi, butuh proses untuk membuahkan hasil sesuai target. Memberikan ekspektasi bagus terhadap klien sah-sah saja, tapi membangun ekspektasi berlebihan berarti menggali kuburan sendiri.
Itulah 3 trik bagaimana menjalin hubungan baik dengan klien yang telah dirangkum oleh Imogen PR. Hubungan baik merupakan salah form of advertisement paling kuat bagi sebuah Agency PR. Satu klien yang puas akan membawa setidaknya 3 klien baru, jadi jaga hubungan baik mulai dari sekarang.
